Guía para una transición estructurada a TRIBU-CR: aspectos clave que las organizaciones pueden considerar

Daniel Quesada Monge

Tax Policy and Controversy Senior Manager

EY Centroamérica, Panamá y Rep. Dominicana

El 4 de agosto de 2025 marcará una fecha clave para muchas organizaciones. A partir de ese día, la plataforma TRIBU-CR sustituirá los sistemas virtuales actualmente utilizados por la Administración Tributaria, consolidando en una única infraestructura digital los módulos fundamentales para la gestión, administración y cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Este proceso de modernización representa un cambio significativo para las empresas, no solo en el ámbito tecnológico, sino también en los procesos de cumplimiento y en la forma en que interactúan las distintas áreas internas de la organización. Adaptarse a esta nueva plataforma requiere una preparación anticipada y coordinada. A continuación, se presentan algunos aspectos que pueden considerarse dentro de un plan estructurado para acompañar esta transición:

1. Comprensión del nuevo marco operativo.  TRIBU-CR integrará funciones que actualmente se encuentran dispersas en distintos sistemas de la Administración Tributaria: declaraciones, pagos, expediente electrónico, cuenta tributaria, notificaciones, entre otras que estarán disponibles en esta primera etapa. Esta integración vendrá acompañada de nuevos formularios, los cuales exigirán un mayor nivel de detalle y modificaciones en la periodicidad de su presentación. Comprender el alcance de estos cambios es el primer paso para evaluar sus implicaciones dentro de la organización.

 

1. Revisión y actualización de datos registrados. Uno de los requisitos iniciales para acceder a TRIBU-CR será la creación de usuarios y contraseñas para ingresar a la nueva Oficina Virtual. Es importante revisar que se cuentan con los datos e información necesaria para este paso. Adicionalmente, esta etapa también requerirá el ingreso de información en el Registro Único Tributario (RUT) o la confirmación de la información existente. Dado que existe información que migrará desde el RUT hacia la nueva plataforma, es recomendable revisar con antelación los datos registrados en dicho sistema. Contar con esta información debidamente validada y actualizada facilitará una transición ordenada.

 

1. Designación de responsables y autorizados. Las organizaciones deberán definir con claridad quiénes serán los usuarios responsables del cumplimiento tributario en la nueva plataforma, tanto a nivel interno como entre terceros debidamente autorizados. Esta definición incluye la preparación de la documentación correspondiente para la creación de accesos y la autorización de trámites, conforme a los nuevos lineamientos, cuando así se requiera.
2. Validación de la información tributaria y contable. La información actualmente contenida en los sistemas de la Administración Tributaria —como saldos a favor, declaraciones de periodos fiscales anteriores, entre otros— será migrada a la plataforma TRIBU-CR. Es recomendable verificar y respaldar estos datos. Tener esta información organizada y estructurada permitirá revisar lo migrado y detectar posibles inconsistencias.
4. Revisión de flujos de cumplimiento tributario. Los cambios en los formularios pueden requerir ajustes en los procesos internos de cumplimiento. En ese sentido, se sugiere mapear los flujos actuales, desde la generación hasta la validación de datos, con el fin de identificar posibles brechas y llevar a cabo los ajustes necesarios con anticipación. Esta revisión debe considerar no solo los aspectos contables, sino también la interacción entre las distintas áreas operativas desde donde fluye la información que debe ser reportada.
6. Evaluación de capacidades tecnológicas. Es fundamental que las organizaciones revisen si sus sistemas contables, plataformas de gestión o desarrollos internos vinculados al cumplimiento tributario cuentan con la capacidad técnica para alinearse con los nuevos requerimientos de TRIBU-CR. Esto cobra especial relevancia ante los cambios en los formularios, que podrían exigir información más detallada. Anticiparse a los ajustes, integraciones o desarrollos complementarios necesarios contribuirá a facilitar la disponibilidad, trazabilidad, validación y consistencia de la información que se debe reportar a la Administración Tributaria.
8. Capacitación de los equipos responsables. La implementación de TRIBU-CR exige que los equipos encargados del cumplimiento tributario comprendan no solo el uso funcional de la plataforma y sus aspectos tecnológicos, sino también los cambios en los formularios y sus implicaciones normativas. Un enfoque proactivo en la capacitación y familiarización con estos elementos podría ayudar a una transición y gestión del cumplimiento eficiente.